Politika privatnosti

Poslednje ažurirano: [datum]

1. Ko smo mi i kako nas kontaktirati

Ovu Politiku privatnosti izdaje privredno društvo Regency Comfort d.o.o. Beograd, Koste Abraševića 33/1, 11050 Beograd (Zvezdara), Srbija, matični broj 21179540, PIB 109423828 (“Regency Comfort”, “mi”, “nas”, “naš”), koje nastupa kao rukovalac podataka o ličnosti opisanih u nastavku.

Kontakt za sva pitanja privatnosti: e-mail info@regency-comfort.com, telefon +381 62 475233 (Srbija) / +32 475 234304 (Belgija), poštom na gorenavedenu adresu.

Ova Politika primenjuje se na sajt regency-comfort.com i na svaku rezervaciju koju izvršite direktno kod nas (putem sajta, e-pošte ili telefona). Ukoliko rezervišete neki od naših objekata putem Airbnb-a, Booking.com-a ili druge internet platforme za rezervacije (“OTA”), ta platforma prikuplja i obrađuje Vaše podatke o ličnosti prema sopstvenoj politici privatnosti, koju takođe treba da pregledate. Bez obzira na kanal rezervacije, kada boravite u nekom od naših objekata, mi direktno obrađujemo određene podatke o Vama kako je opisano u ovoj Politici — posebno radi evidencije gostiju kod nadležnih organa Republike Srbije (odeljak 3) — jer se ova obaveza primenjuje na svakog gosta prema propisima Republike Srbije, bez obzira na način rezervacije.

Ovu Politiku treba čitati zajedno sa našim Uslovima korišćenja i potpunim Ugovorom o pružanju ugostiteljskih usluga smeštaja, koji opisuju ugovorne uslove Vašeg boravka.

2. Pravni okviri koji se primenjuju

Podatke o ličnosti obrađujemo u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Republike Srbije (“ZZPL”), čiju primenu nadzire Poverenik za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti (“Poverenik”).

Budući da redovno nudimo i pružamo usluge smeštaja gostima koji se nalaze u Evropskoj uniji, na nas se, u pogledu obrade povezane sa tim rezervacijama, primenjuje i Opšta uredba EU o zaštiti podataka (Uredba (EU) 2016/679, “GDPR”) na osnovu njenog člana 3(2), kao da smo osnovani u EU. Kada se ova Politika poziva na Vaša prava ili naše obaveze, to obuhvata oba pravna okvira, koji su u velikoj meri usaglašeni; u slučaju razlike, primenjujemo onaj koji Vam pruža jaču zaštitu.

3. Podaci o ličnosti koje prikupljamo

Podaci o rezervaciji i kontakt podaci: ime i prezime, e-mail adresa, broj telefona, adresa za naplatu i podaci o rezervaciji (datumi, objekat, broj gostiju, posebni zahtevi) koje nam dostavite prilikom izvršenja ili izmene rezervacije.

Identifikacioni podaci i podaci za evidenciju: za svakog gosta koji boravi u objektu — ime i prezime, datum rođenja, državljanstvo i broj pasoša ili lične karte, koje smo zakonski obavezni da prikupimo i prijavimo (odeljci 4 i 5).

Podaci u vezi sa plaćanjem: ukupan naplaćen iznos, valuta, status plaćanja i referenca plaćanja. Ne primamo niti čuvamo broj Vaše platne kartice, datum isteka ili sigurnosni kod — ovi podaci se unose direktno na bezbednoj stranici za plaćanje našeg pružaoca platnih usluga (odeljak 5).

Komunikacija: poruke koje nam pošaljete (e-pošta, telefon, kontakt formulari na sajtu) i naši odgovori, koje čuvamo radi obrade Vaše rezervacije i eventualnih pitanja ili prigovora.

Podaci o korišćenju sajta: tehnički podaci prikupljeni putem strogo neophodnih kolačića i sličnih tehnologija prilikom pregledanja sajta regency-comfort.com i vršenja rezervacije, kao što su Vaša IP adresa, vrsta uređaja/pregledača i rezervacija u toku (odeljak 11).

Marketinška saglasnost: Vaša e-mail adresa i status marketinške saglasnosti, isključivo ukoliko se prijavite za primanje newslettera ili ponuda (odeljak 4).

4. Zašto obrađujemo Vaše podatke i pravni osnov obrade

Radi izvršenja i upravljanja Vašom rezervacijom, obrade plaćanja i pružanja usluge smeštaja — neophodno radi izvršenja ugovora između nas (Ugovor, član 1).

Radi Vaše evidencije u sistemu eTurista i, za strane državljane, prijave Ministarstvu unutrašnjih poslova (MUP), obračuna i uplate beogradske boravišne takse, kao i izdavanja fiskalnih računa — neophodno radi poštovanja naših zakonskih obaveza prema propisima o ugostiteljstvu, turizmu i poreskim propisima Republike Srbije.

Radi zaštite našeg objekta, drugih gostiju i osoblja (na primer, provera identiteta prilikom prijave, istraga štete ili kršenja Kućnog reda, sprečavanje prevare) — na osnovu našeg legitimnog interesa, odmerenog u odnosu na Vaša prava; možete uložiti prigovor kako je opisano u odeljku 8.

Radi slanja marketinških poruka (newsletter, ponude) — isključivo uz Vašu posebnu, dobrovoljno datu saglasnost, koju možete povući u bilo kom trenutku (odeljak 9). Primanje marketinških poruka nikada ne predstavlja uslov za rezervaciju.

Radi bezbednog funkcionisanja našeg sajta i omogućavanja rezervacija (odeljak 11) — na osnovu našeg legitimnog interesa, uz korišćenje isključivo strogo neophodnih kolačića.

Radi poštovanja drugih zakonskih obaveza, kao što je postupanje po zakonitim zahtevima sudova ili organa vlasti, ili odbrana od pravnih zahteva.

5. Obavezna evidencija gostiju (eTurista i MUP)

Propisi Republike Srbije nalažu da svaki ugostitelj evidentira sve goste, domaće i strane, u centralnom informacionom sistemu eTurista, kao i da prijavi strane državljane Ministarstvu unutrašnjih poslova (MUP) u roku od 24 časa od dolaska. Ovo nas obavezuje da pre ili prilikom prijave prikupimo ime i prezime, datum rođenja, državljanstvo i broj pasoša ili lične karte svakog gosta.

Ovi podaci se bezbedno dostavljaju državnom portalu eTurista i, gde je primenjivo, MUP-u, isključivo radi izvršenja ove zakonske obaveze. Ne koristimo ih u bilo koju drugu svrhu, niti ih delimo sa bilo kim osim nadležnih državnih organa i, u meri neophodnoj za rad naših sistema za rezervacije, našeg sistema za upravljanje objektima (odeljak 6).

6. Sa kim delimo Vaše podatke

Vaše podatke o ličnosti delimo isključivo sa sledećim kategorijama primalaca, svaki put samo u meri neophodnoj za navedenu svrhu:

• Obrada plaćanja: AllSecure (naš licencirani pružalac platnih usluga) i njegova banka izdavalac, radi bezbedne obrade plaćanja karticom. AllSecure direktno obrađuje podatke o Vašoj kartici; mi ih nikada ne primamo niti čuvamo.
• Upravljanje objektima / channel manager: Beds24, radi upravljanja rezervacijama, kalendarima i komunikacijom sa gostima preko našeg direktnog sajta i OTA kanala.
• Računovodstvo i fiskalizacija: Softek d.o.o., radi izdavanja obaveznih fiskalnih računa i vođenja naše računovodstvene evidencije u skladu sa poreskim propisima Republike Srbije.
• Hosting sajta: naš pružalac hosting usluga [naziv i lokacija pružaoca hosting usluga – potrebna potvrda], radi funkcionisanja sajta regency-comfort.com.
• Državni organi: sistem eTurista, Ministarstvo unutrašnjih poslova (MUP), poreski organi i drugi nadležni organi Republike Srbije, kada je to zakonski obavezno (odeljak 4).
• Stručni savetnici i pravni sledbenici: naši računovođe, revizori ili pravni savetnici kada je to neophodno, kao i svako lice uključeno u prodaju, spajanje ili reorganizaciju našeg poslovanja, uz obavezu poverljivosti.

Ne prodajemo podatke o ličnosti, niti ih delimo sa trećim licima radi njihovih sopstvenih marketinških svrha.

7. Međunarodni prenos podataka

Neki od primalaca navedenih u odeljku 6 mogu obrađivati podatke van Republike Srbije, uključujući Evropsku uniju i Sjedinjene Američke Države.

Kada mi ili naši obrađivači prenosimo podatke o ličnosti van Republike Srbije, oslanjamo se na odgovarajuće mere zaštite propisane ZZPL-om i, gde je primenjivo, GDPR-om ili drugim merodavnim propisom — kao što su zadržavanje podataka unutar EU/EEA, prenos u državu ili okvir koji se smatra adekvatnim nivoom zaštite, standardne ugovorne klauzule priznate prema merodavnom pravu ili drugi zakoniti mehanizam prenosa. U svakom slučaju, mera zaštite se bira u skladu sa propisom koji se primenjuje na dotične podatke. Dodatne informacije o ovim merama zaštite možete zatražiti tako što ćete nas kontaktirati (odeljak 1).

8. Koliko dugo čuvamo Vaše podatke

Podatke o ličnosti čuvamo samo onoliko dugo koliko je neophodno za svrhe opisane u ovoj Politici, a u svakom slučaju ne duže nego što je to zakonom propisano ili dozvoljeno. Okvirno: podaci o rezervaciji i evidenciji gostiju po pravilu se čuvaju u minimalnom roku propisanom računovodstvenim, poreskim i turističkim propisima Republike Srbije (trenutno se smatra da iznosi do 10 godina za fiskalnu/računovodstvenu dokumentaciju; tačni rokovi za podatke o evidenciji gostiju biće potvrđeni sa našim računovođom i precizno navedeni nakon usaglašavanja). Marketinška saglasnost i kontakt podaci čuvaju se do povlačenja saglasnosti ili odjave. Ne koristimo analitiku sajta; trajanje svakog kolačića navedeno je u našoj Politici kolačića. Prepiska u vezi sa prigovorima i sporovima čuva se onoliko dugo koliko je potrebno za rešavanje predmeta, a potom u skladu sa važećim rokom zastarelosti.

9. Vaša prava

Prema ZZPL-u i, gde je primenjivo, GDPR-u, imate pravo da: (a) budete obavešteni o tome kako se Vaši podaci obrađuju (ova Politika); (b) pristupite podacima o ličnosti koje čuvamo o Vama i dobijete njihovu kopiju; (v) zahtevate ispravku netačnih podataka; (g) zahtevate brisanje podataka, kada za to postoji zakonski osnov; (d) ograničite obradu u određenim okolnostima; (đ) dobijete podatke koje ste nam dostavili u strukturisanom, uobičajeno korišćenom i mašinski čitljivom formatu, i da ih prenesete drugom rukovaocu (prenosivost podataka); (e) uložite prigovor na obradu zasnovanu na našem legitimnom interesu, uključujući profilisanje; (ž) povučete saglasnost u bilo kom trenutku kada se obrada zasniva na saglasnosti (na primer, marketing), bez uticaja na zakonitost obrade izvršene pre povlačenja; i (z) ne budete predmet odluke zasnovane isključivo na automatizovanoj obradi, uključujući profilisanje, koja proizvodi pravne efekte po Vas ili na sličan način značajno utiče na Vas — trenutno ne donosimo takve odluke.

Radi ostvarivanja bilo kog od ovih prava, kontaktirajte nas putem podataka iz odeljka 1. Odgovorićemo bez nepotrebnog odlaganja, a u svakom slučaju u roku propisanom važećim propisima.

Takođe imate pravo da podnesete pritužbu Povereniku za informacije od javnog značaja i zaštitu podataka o ličnosti (www.poverenik.rs) ili, ukoliko imate prebivalište u EU, nadzornom organu Vaše države članice EU, kao i pravo da zatražite sudsku zaštitu i naknadu štete, bez uticaja na bilo koji drugi upravni ili vansudski pravni lek.

10. Marketinške poruke

Marketinške poruke (kao što su newsletter, posebne ponude ili sezonske promocije) šaljemo Vam isključivo ukoliko ste nam dali posebnu, dobrovoljnu saglasnost — na primer, označavanjem polja koje po pravilu nije unapred označeno prilikom rezervacije, ili prijavom na sajtu. Davanje marketinške saglasnosti nikada ne predstavlja uslov za završetak rezervacije.

Svaki marketinški e-mail sadrži jednostavan način za odjavu. Saglasnost možete povući u bilo kom trenutku kontaktiranjem nas (odeljak 1). Povlačenje saglasnosti ne utiče na poruke u vezi sa rezervacijom, koje šaljemo nezavisno od toga, jer su neophodne za izvršenje našeg ugovora sa Vama (odeljak 4).

Vodimo evidenciju o svakoj marketinškoj saglasnosti (kada, na koji način i za koju adresu je data) kako bismo je mogli dokazati. Svaki marketinški e-mail jasno navodi Regency Comfort d.o.o. Beograd kao pošiljaoca, sadrži našu poštansku adresu (Koste Abraševića 33/1, 11050 Beograd, Srbija) i funkcionalan link za odjavu. Zahteve za odjavu i povlačenje saglasnosti obrađujemo bez odlaganja, a najkasnije u roku od deset (10) radnih dana, i ne šaljemo marketinške poruke nikome ko nije dao saglasnost, bez obzira na to gde živi.

11. Kolačići i slične tehnologije

Naš sajt koristi isključivo strogo neophodne kolačiće, koji omogućavaju funkcionisanje sajta i procesa rezervacije. Ne koristimo analitičke i reklamne kolačiće niti kolačiće društvenih mreža za praćenje. Ako to ikada poželimo, prethodno ćemo ažurirati Politiku kolačića i zatražiti Vašu saglasnost putem obaveštenja o kolačićima pre njihovog postavljanja.

Detaljna Politika kolačića — sa spiskom svakog kolačića, njegove svrhe i trajanja, i objašnjenjem kako upravljati kolačićima — objavljena je posebno na našem sajtu. Kolačiće možete u bilo kom trenutku blokirati ili obrisati putem podešavanja pregledača.

12. Naš predstavnik u EU

Budući da redovno nudimo usluge smeštaja gostima koji se nalaze u Evropskoj uniji i obrađujemo njihove podatke o ličnosti, član 27 GDPR-a nalaže nam da odredimo predstavnika osnovanog u EU. Odredili smo:

Savage Associates NV, [adresa sedišta – potrebna potvrda], Belgija — [kontakt e-mail/telefon – potrebna potvrda], koje po osnovu pisanog ovlašćenja nastupa kao naš predstavnik u EU za potrebe GDPR-a. Vi, ili bilo koji nadzorni organ EU, možete kontaktirati našeg predstavnika u EU, pored ili umesto direktnog kontaktiranja nas, po bilo kom pitanju vezanom za obradu Vaših podataka o ličnosti prema GDPR-u.

13. Dodatne informacije za goste iz pojedinih zemalja

Dobrodošli su nam gosti iz celog sveta. Ovaj odeljak dopunjuje ostatak ove Politike. Zaštita i prava opisana u odeljcima 9 i 10 primenjuju se na svakog gosta, bez obzira gde živi. Ukoliko Vam propisi Vaše zemlje daju dodatna imperativna prava, ta prava se primenjuju i ništa u ovoj Politici ih ne ograničava. Za ostvarivanje bilo kog prava ili za bilo kakvo pitanje, kontaktirajte nas direktno koristeći podatke iz odeljka 1.

Bez lokalnih predstavnika. Mi smo osnovani u Republici Srbiji i nismo odredili predstavnika u Ujedinjenom Kraljevstvu niti u Narodnoj Republici Kini. Molimo kontaktirajte nas direktno na info@regency-comfort.com. Naš predstavnik u EU (odeljak 12) određen je isključivo za potrebe GDPR-a.

Ujedinjeno Kraljevstvo. U meri u kojoj se UK GDPR i Zakon o zaštiti podataka iz 2018. (Data Protection Act 2018) primenjuju na našu obradu Vaših podataka, imate prava navedena u odeljku 9 i možete podneti pritužbu Kancelariji britanskog Poverenika za informacije (ICO, ico.org.uk), kao i srpskom Povereniku. Podatke prenete iz Ujedinjenog Kraljevstva štitimo merama opisanim u odeljku 7.

Narodna Republika Kina. Naša obrada Vaših podataka ograničena je na svrhe iz odeljka 4: obradu rezervacije i boravka, registraciju identiteta koju srpski zakon nalaže za svakog stranog gosta (odeljak 5), plaćanje, bezbednost i ispunjenje zakonskih obaveza. Podaci iz identifikacionih dokumenata mogu se smatrati osetljivim podacima o ličnosti prema kineskom pravu. Ako živite u kontinentalnoj Kini, prilikom rezervacije tražimo Vašu posebnu, izričitu saglasnost za (i) obradu podataka iz Vašeg identifikacionog dokumenta radi registracije gosta, i (ii) prenos Vaših podataka van kontinentalne Kine u Srbiju i primaocima navedenim u odeljku 6, uključujući srpske državne organe. Budući da je registracija zakonska obaveza u Srbiji, ne možemo ugostiti gosta koji pre dolaska odbije ili povuče ovu saglasnost; podaci koje smo zakonom obavezni da čuvamo zadržavaju se kako je opisano u odeljku 8. Pored odeljka 9, možete zatražiti da Vam objasnimo pravila obrade i da Vam dostavimo, ispravimo ili obrišemo podatke u meri u kojoj Vam kinesko pravo daje ta prava.

Sjedinjene Američke Države. Ne prodajemo Vaše lične podatke niti ih delimo radi bihevioralnog oglašavanja između različitih platformi. Bez obzira na to da li se na nas primenjuje neki državni zakon SAD o privatnosti, zahteve rezidenata SAD za pristup, ispravku ili brisanje podataka, ili za odjavu od eventualne prodaje ili deljenja, obrađivaćemo u skladu sa odeljkom 9 i nećemo Vas zbog podnošenja zahteva tretirati drugačije. Naši marketinški e-mailovi usklađeni su sa američkim zakonom CAN-SPAM (odeljak 10).

Kanada. Vaši podaci mogu se obrađivati i čuvati van Kanade — u Srbiji, Evropskoj uniji i eventualno u Sjedinjenim Američkim Državama — i mogu biti dostupni organima tih država u skladu sa njihovim propisima. Komercijalne elektronske poruke šaljemo isključivo uz Vašu izričitu saglasnost, koju možete povući u bilo kom trenutku (odeljak 10). Kontakt za pitanja privatnosti gostiju iz Kanade, uključujući Kvebek, jeste kontakt iz odeljka 1; možete nas pitati o našim praksama, uključujući prenos podataka van Vaše provincije.

Australija. Zaštitu iz ove Politike primenjujemo i na goste iz Australije, bez obzira na to da li se australijski Zakon o privatnosti (Privacy Act) primenjuje na nas. Možete zatražiti pristup svojim podacima ili njihovu ispravku (odeljak 9). Vaši podaci se obrađuju u Srbiji, Evropskoj uniji i eventualno u Sjedinjenim Američkim Državama. Marketinške poruke šaljemo isključivo uz Vašu saglasnost i uvek uz mogućnost odjave (odeljak 10).

Ostale zemlje. Gosti iz svake druge zemlje imaju ista prava prema odeljcima 9 i 10 i mogu ih ostvariti na isti način.

14. Podaci o deci

Naš sajt i usluge rezervacije namenjeni su odraslim licima; lice koje vrši rezervaciju mora imati najmanje 18 godina (Ugovor, član 1). Deca mogu boraviti u našim objektima u okviru porodične rezervacije, u kom slučaju prikupljamo samo minimum identifikacionih podataka neophodnih za evidenciju gostiju (odeljak 4), koje nam dostavlja odraslo lice odgovorno za rezervaciju. Ne prikupljamo svesno podatke o ličnosti dece u bilo koju drugu svrhu, uključujući marketing.

15. Bezbednost

Primenjujemo odgovarajuće tehničke i organizacione mere radi zaštite podataka o ličnosti od neovlašćenog pristupa, gubitka, zloupotrebe ili izmene, uključujući ograničavanje pristupa identifikacionim podacima i podacima evidencije samo na zaposlene kojima je to neophodno, korišćenje pružaoca platnih usluga sertifikovanog prema PCI DSS Level 1 standardu, tako da nikada ne rukujemo podacima o kartici, kao i obezbeđivanje podataka koji se prenose sistemu eTurista. Nijedan sistem nije potpuno bezbedan, ali redovno preispitujemo naše mere i obavestićemo Vas i nadležni organ o svakoj povredi podataka u skladu sa zakonom.

16. Izmene ove Politike

Ovu Politiku privatnosti možemo s vremena na vreme izmeniti, na primer radi odražavanja novih aktivnosti obrade, novih primalaca podataka ili zakonskih izmena. Na Vas se primenjuje verzija objavljena na našem sajtu u relevantnom trenutku. Preporučujemo da je povremeno proveravate.